برایان اوزی به‌عنوان استاد رهبری و تغییر سازمانی در دانشکده مدیریت نورث وسترن می‌گوید بیشتر افراد سعی می‌کنند سطح انتظارات خود را پایین‌تر بیاورند چون این کار برای آنها آسان‌تر از رویارویی با واقعیت است».
اما به‌عقیده او ارزش دارد که افراد برای این کار تلاش کنند و انرژی بگذارند به‌خصوص در محیط‌های کاری که در آن بهره‌وری و کارآیی در خطر قرار می‌گیرد. در اینجا به شرح این موضوع می‌پردازیم که چگونه می‌توان در جهت بهبود روابط تیره گام برداشت.
درک درستی از آنچه اتفاق افتاده است داشته باشید
همه روابطی که نیاز به ترمیم دارند یکسان نیستند. دیوید معتقد است طیف مشکلات مربوط به روابط، دو سر دارد. ممکن است روابط طوری باشد که از یک احوالپرسی ساده روزانه مثلا «سلام، خوبی؟» فراتر نرود. یا ممکن است طوری باشد که طرفین حتی به چشم‌های یکدیگر نیز نگاه نکنند. سعی کنید از آنچه بین شما اتفاق افتاده است یادداشت بردارید تا بفهمید چه اقداماتی باید انجام شود. اوزی می‌گوید: «آنچه من اغلب شاهد بوده‌ام، یا عدم تبادل اطلاعات میان طرفین بوده است یا اینکه طرفین سعی می‌کنند با هم مقابله به مثل کنند. نشانه دیگر در تیرگی روابط این است که طرفین سعی می‌کنند پای شخص سومی را به مساله خود باز کنند تا شک و تردید خود نسبت به طرف مقابل را تایید کنند.»
فکر نکنید حتما حق با شما است
بهبود روابط با یک همکار مستلزم این است که شما منیت خود را کنار بگذارید. دیوید می‌گوید: «اغلب این جدال در مغز ما ایجاد می‌شود که حق با کیست و چه کسی اشتباه می‌کند. وقتی اصرار می‌کنید که حق با شماست، نمی‌توانید در جهت بهبود رابطه اقدام کنید چون دنبال مقصر گشتن باعث سردرگمی می‌شود». از آنجا که ما دوست داریم حق با ما باشد درحالی‌که این موضوع نباید بر رفتار ما با طرف مقابل تاثیر بگذارد، دیوید پیشنهاد می‌کند: «تصور کنید که طرف مقابل با یک چماق بزرگ که در پشت خود پنهان کرده می‌گوید: «من اشتباه می‌کنم» در این صورت قادر خواهید بود در جهت بهبود رابطه اقدام کنید.
به آینده نگاه کنید، نه گذشته
در مقابل این وسوسه که همه ابعاد و جزئیات اتفاقی که در روابط شما افتاده را تحلیل کنید، مقاومت کنید. اینکه «چه کسی چه گفت؟ چرا این را گفت؟»
این کار سازنده نیست. دیوید می‌گوید «بیشتر افراد فکر می‌کنند تنها با درک گذشته می‌توان از آن عبور کرد اما واقعیت این است که بر هر موضوعی تمرکز کنید، همان موضوع برایتان بزرگ می‌شود.» به همین خاطر بهتر است به این موضوع فکر کنید که در گذشته چه اقدامات مثبتی درباره او انجام داده‌اید، چه خصوصیاتی از او را می‌پسندید و از این رابطه چه می‌خواهید. دیوید می‌گوید: «روش مبتنی بر راه‌حل را پیش بگیرید. از روش‌های تشخیصی دست بردارید.»
دیدگاه‌های طرف مقابل را مدنظر قرار دهید
همدلی، پایه و اساس روابط کاری سالم است. دیوید پیشنهاد می‌کند درباره احساسات همکارتان کمی کنجکاوی داشته باشید و با او همدردی کنید. برای این کار میتوانید چنین سوالاتی از خود بپرسید: «او مسائل را چگونه می‌بیند؟ آیا احساس شرمندگی می‌کند؟ یا فکر می‌کند موضوع به او تحمیل شده است یا دچار قضاوت اشتباه یا سوءتفاهم شده است؟» اما فکر نکنید میتوانید احساسات طرف مقابل را حدس بزنید.
باید از خود او سوال کنید. دیوید می‌گوید: «آنچه به تصور یک شخص، غیرقابل پرسش می‌آید ممکن است از دید شخص دیگر اصلا این گونه نباشد.»
رعایت اصل بی‌طرفی- به معنای واقعی کلمه و نشان دادن آن در ظاهر
وقتی سراغ طرف مقابل می‌روید، مطمئن شوید که اصل بی‌طرفی را رعایت می‌کنید. لازم نیست گفت‌وگو پشت میز شما یا او باشد. میتوانید برای ناهار یا چای در محیط خارج از شرکت صحبت کنید. فضای فیزیکی مهم است اما احساسات هم مهم هستند. به جای یادآوری اشتباهات و دنبال مقصر گشتن، سعی کنید به زبان مشترک برسید. بهتر است بر موضوعات بزرگ‌تر تمرکز کنید مثلا یک هدف مشترک که با هم روی آن کار می‌کنید. اوزی می‌گوید: «کم‌کم به نقطه‌ای می‌رسید که احساس می‌کنید هر دو نفرتان در این موضوع ذی‌نفع هستید.» اما انتظار نداشته باشید که روابط یک شبه بهبود یابد. دیوید توضیح می‌دهد: «حرکت‌های واقعی در بهبود روابط کمتر در لحظات حساس اتفاق می‌افتد و بیشتر در فعالیت‌های معمول روزمره نمود می‌یابد». با هم نشستن و صحبت کردن مفید است اما «صرف این کار باعث بهبود واقعی رابطه نمی‌شود. موضوع ظریف‌تر از آن است.» سعی کنید از ته دل در تعاملات روزانه خود تغییر ایجاد کنید.
دوباره اعتماد ایجاد کنید و رابطه متقابل برقرار نمایید
سعی نکنید با دلیل و منطق طرف مقابل را قانع کنید که قابل اعتماد هستید. بلکه آن را نشان دهید. به عقیده اوزی یک روش هوشمندانه برای این کار این است که «برای طرف مقابل کارهای مثبتی انجام دهید اما در مقابل چیزی طلب نکنید». این کار باعث ایجاد رابطه متقابل می‌شود و باعث می‌شود بده بستان‌هایی که قبل از تخریب رابطه داشته‌اید تا حدی فراموش شوند اما هرگز کارهایی را که برای آن شخص انجام می‌دهید به زبان نیاورید. اوزی هشدار می‌دهد: «این کار باعث می‌شود شما وارد یک سیستم حسابگرانه شوید و همواره کارهایی را که برای یکدیگر انجام می‌دهید محاسبه کنید.» مطمئن شوید که به آنچه گفته‌اید عمل می‌کنید. «صداقت درباره آنچه گفته‌اید باعث تعمیق رابطه می‌شود. مراقب باشید کاری نکنید که دوباره بی‌اعتمادی ایجاد شود.»
دیگران را نیز دخالت دهید
زمانی که روابط شما با دیگران رو به تیرگی نهاد با دیگران مشورت کنید و نظر آنها را بپرسید، شانس بهبود روابط بیشتر خواهد بود. تلاش شما برای بهبود رابطه بدون کمک دیگران به جایی نخواهد رسید. اوزی می‌گوید؛ «روابط بد دائما در حال درگیر کردن افراد دیگر هستند و وظیفه شما این است که از این اشخاص برای ترمیم رابطه و ایجاد یک فضای سالم استفاده کنید.» به افراد معتمد خود بگویید که سعی می‌کنید رابطه را بهبود بخشید و از کمک و حمایت آنها در این راه استقبال می‌کنید.
اصولی که باید به خاطر داشت:
• با ارائه آنچه همکارتان می‌خواهد یا نیاز دارد، دوباره اعتماد ایجاد کنید.
• به‌طور بی‌طرفانه درباره رابطه‌تان صحبت کنید.
• در رابطه با چگونگی رفتار با همکارتان ظریف برخورد کنید چراکه تنها در این صورت میتوانید تغییرات واقعی را ایجاد کنید.
• در دام اینکه حق با چه کسی است و چه کسی اشتباه می‌کند نیفتید. سعی کنید رابطه را رو به جلو پیش ببرید.
• فکر نکنید همه چیز فورا تغییر خواهد کرد زیرا بازسازی رابطه به زمان نیاز دارد.
• فراموش نکنید افراد دیگری را که ممکن است درباره رابطه شما اطلاع داشته باشند را نیز مشارکت دهید.
موردکاوی شماره 1: پیدا کردن هدف مشترک
ریچل لویت با یکی از همکارانش به نام پیا مشکل پیدا کرده بود. در شرکت مشاوره‌ای که آنها در آن کار می‌کردند، کار ریچل فروش پروژه به مشتریان بود اما وظیفه پیا به‌عنوان مدیر بخش این بود که به بررسی پیشنهادهای فروش و قیمت‌گذاری بپردازد. پیا همواره قیمت‌ها را افزایش می‌داد و این کار ریچل را دچار مشکل می‌کرد و در نتیجه او بخش زیادی از پتانسیل فروش خود را از دست می‌داد.
از آنجا که ریچل، پیا را به خوبی نمی‌شناخت (فقط یک بار در یکی از جلسات او را دیده بود)، نزد رئیس او رفت که مدیرکل منطقه بود. او می‌گوید؛ «مدیرکل منطقه به‌طور تلویحی به من گفت که به عملکرد پیا اعتماد دارد و اینکه من باید مشتریانی را پیدا کنم که حاضر به پرداخت قیمت ارائه شده باشند.»
کل این ماجرا باعث شد ریچل تصمیم بگیرد درباره کارآیی فروش خود هیچ حرفی نزند. اما یک روز ایمیلی دریافت کرد که در آن نوشته شده بود یک بار دیگر فروش را به خاطر قیمت بالا از دست داده است. به همین خاطر تصمیم گرفت با پیا تماس بگیرد.
او به جای انتقاد از پیا، برای او توضیح داد که افزایش قیمت‌ها چگونه بر فروش او تاثیر منفی می‌گذارد و بارها و بارها فروش را از دست داده است. پیا این موضوع را درک کرد. ریچل می‌گوید؛ «پیا به حرفهای من گوش داد و گفت نمی‌دانست تصمیمش چنین اثری خواهد داشت.» به نظر ریچل، او نیز از کاهش چشمگیر فروش مستاصل شده بود و این مساله بر کارآیی او نیز تاثیر گذاشته بود. این کار باعث شد آنها به یک هدف مشترک برسند و به همین خاطر تصمیم گرفتند در جهت حل مشکل اقدام کنند. پیا نحوه قیمت‌گذاری را به ریچل آموخت و آنها توانستند درباره قیمت‌های جدید به توافق برسند.
بعد از آن، فروش آنها رشد کرد و توانستند با هم نتایج مثبتی را حاصل کنند. او می‌گوید؛ «هرچند بعد از آن تبدیل به بهترین دوستان یکدیگر نشدیم اما در هیچ موردی عدم توافق هم نداشتیم.» هر دو نفر بعدها آن شرکت را ترک کردند اما هنوز با هم در ارتباط هستند.
موردکاوی شماره 2: رعایت اصل بی‌طرفی
درحالی‌که زاخاری شیفر در حال اتمام دوره دکترای خود در رشته ارتباطات در تگزاس بود یک دوره تدریس در کالج ارتباطات مرکزی تگزاس را قبول کرد. در ابتدای کار، به خوبی با خانمی که آن واحد را اداره می‌کرد کنار می‌آمد اما بعد از مدت کوتاهی، روابط آنها رو به وخامت رفت. او می‌گوید: «روش‌های تدریس ما بسیار متفاوت بود. آنها برای تدریس سخنرانی در جمع، فایل‌های پاورپوینت را روخوانی می‌کردند درحالی‌که من برای تدریس این درس به هیچ وجه از پاورپوینت استفاده نمی‌کردم.»
یک روز بعد از اتمام یک کلاس سه ساعته او در مقابل در اتاق آن خانم ایستاد و سعی کرد درباره آنچه فکر می‌کند درست است، برای او توضیح دهد. او می‌گوید؛ «من درباره روش خود برای او توضیح دادم اما او از آنچه به او گفتم، خوشش نیامد. البته من زمان و مکان نامناسبی را برای صحبت با او انتخاب کرده بودم. ساعت 9 شب بود و من خسته بودم.»
بعد از این ماجرا آنها شروع به حمله به یکدیگر از طریق ایمیل و در جلسات مختلف کردند.
سرانجام زاخاری به این نتیجه رسید که وضعیت باید تغییر کند. او می‌گوید؛ «من باید به نقش خود در بروز این وضعیت پی می‌بردم». اما تصمیم گرفت این بار به شکل متفاوتی این کار را انجام دهد. «او را به صرف یک نوشیدنی دعوت کردم. می‌دانستم که انتخاب یک محیط خنثی همه چیز را تغییر خواهد داد. در چنین محیطی می‌توانیم ماسک‌های حرفهای خود را برداریم و به یک توافق واقعی برسیم.»
زاخاری درباره اینکه چه احساسی دارد توضیح داد و از وی پرسید که او این موقعیت را چگونه می‌بیند. او گفت زاخاری باعث تحریک احساسات افراد می‌شود و این کار به ناراحتی دیگران می‌انجامد و این مساله در مورد خود او صدق می‌کند. زاخاری می‌گوید: «ما پیش فرض‌هایی درباره یکدیگر داشتیم که درست نبودند. او تصور می‌کرد من انسان خودبین و متکبری هستم و من فکر می‌کردم او سعی می‌کند من را بیش از حد کنترل کند. اما او واقعا این کار را نمی‌کرد. او کار خود را انجام می‌داد.» او سعی کرد توضیح دهد که نمی‌خواسته به آن خانم بگوید چگونه واحدش را اداره کند و تنها چیزی که می‌خواست آزادی عمل درباره روش تدریس به شیوه‌ای که از دید او مناسب است بود. زاخاری می‌گوید: «ما جلسه را در حالی ترک کردیم که فهمیده بودیم هر یک از ما روش متفاوتی برای انجام کارها دارد اما موضوع این است که باید به روش موثری کارها را انجام دهیم.»
