برای چک کردن ایمیل خود بهتر است در زمان های آغازین صبح این کار را انجام ندهید چون می توانند موجب تاخیر شما در رسیدگی به امورتان شود و اختلال در عملکرد روزانه تان شود
وقتی صحبت از ایمیل باشد، اهمیت ندادن باعث بازده بیشتر می‌شود. اگر کار مهمی دارید که می‌خواهید در آن پیشرفت کنید به این نکته توجه کنید: ایمیل خود را چک نکنید. برای این حرف دلایلی داریم! با ما همراه باشید تا سراغ این دلایل برویم!
اهمیت ندادن به نفعتان است… بازدهی را افزایش می‌دهد
با خودتان قرار بگذارید وقتی تازه از خواب بیدار می‌شوید، در حدود 30 تا 45 دقیقه کارهای مهم خود را که دیشب با خود قرار گذاشته‌اید انجام دهید و بعد ایمیل را چک کنید، اگر تحمل داشتید حتی دیرتر. برخی افراد در بعضی روزها حتی تا بعد از ناهار هم ایمیل‌شان را چک نمی‌کنند. بدانید تا وقتی‌که به اتفاقات بیرون اهمیت نمی‌دهید و فقط روی کارتان تمرکز می‌کنید، پیشرفت خواهید کرد.
بهتر است ندانید که چه کارهایی لازم است انجام شود، ندانید کدام سایت امروز تخفیف می‌دهد و حتی از ویدیوی خنده‌داری که دوستتان برایتان فرستاده خبر نداشته باشید! اتفاقی نخواهد افتاد! ان چیزی که اهمیت دارد کاریست که برایتان اهمیت داشته و ضرورت داشته تا آن روز صبح انجام دهید.
هر چیز تازه‌ای که دریافت کنید، باعث پرت شدن حواستان خواهد شد. اگر کمی سخت بگیریم حتی می‌توان صبح به اخبار گوش نداد، تلویزیون روشن نکرد و در مسیر محل کار در ماشین به‌جای رادیو، به کتاب‌های صوتی و پادکست‌های آموزشی گوش داد. به خاطر داشته باشید، شما نمی‌توانید همه‌چیز را کنترل کنید، اما می‌توانید حواس‌پرتی‌های مخصوص به خود را ایجاد کنید.
این برنامه شما نیست
آیا می‌دانید مهم‌ترین کاری که باید انجام دهید چیست؟ آیا می‌دانید صبح امروز می‌خواهید چه کاری انجام دهید؟ پس دست‌به‌کار شده و انجامش دهید! از طرف دیگر با چک کردن ایمیل، شاید به انجام دادن کاری بپردازید که برای دیگری است نه خودتان. هر بار که ایمیل جدیدی را باز کنید با خود فکر می‌کنید آیا این ایمیل واجب‌تر است یا کارهای عقب‌مانده‌ی خودم؟ اما در واقعیت چند نفر از ما واقعاً این کار را انجام می‌دهیم؟
و اگر هم انجام ندهید، چیزهایی که رویشان کار می‌کنید (حتی اگر فقط جواب و اطلاعات دادن باشد) برای دیگران است نه خودتان. به بیانی دقیق‌تر وقتی ایمیلی دریافت می‌کنید، در حقیقت یک لیست از کارهایی که باید برای دیگران انجام دهید است. چه کسی مسئول وقت شماست؟ خودتان یا کسی که برایتان ایمیل فرستاده؟
بهانه‌ای برای بی‌هدفی
به این سؤال جواب دهید: اصلاً چرا برای اولین کار در صبح، ابتدا ایمیلتان را چک می‌کنید؟ معمولاً به خاطر این است که هرروز صبح، نمی‌دانیم باید چه کاری را شروع کنیم.
به طور خلاصه، صبح که تازه بیدار می‌شوید: ایمیلتان را چک نکنید میزتان را مرتب نکنید و برنامه‌ریزی‌های غیرضروری انجام ندهید تا بتوانید روی کارهای مهم تمرکز کنید. اگر هر صبح کورکورانه ایمیل خود را چک می‌کنید، مشکل این نیست که وقتتان را با این کار هدر می‌دهید، مشکل این است که هنوز تصمیم نگرفته‌اید محدوده مهم شامل چه کارهایی می‌شود. هنگامی‌که لیستی از کارهای مهم ندارید، چک کردن ایمیل جای امور مهم را می‌گیرد.
واکنش و کارهای فعالانه
وقتی ایمیلتان را چک می‌کنید، بهترین سناریو این است که در بهترین زمان ممکن چک کرده باشید، یعنی وقتی تازه یک ایمیل مهم به شما رسیده و شما می‌توانید همان لحظه کاری در مورد آن انجام دهید؛ اما چند وقت یک‌بار این اتفاق می‌افتد؟ به ندرت. بیشتر وقت‌ها یکی از این دو حالت رخ می‌دهد: در حالت نسبتاً خوب ایمیل جدیدی ندارید که در این حالت فقط وقتتان را هدر داده‌اید و باید کمتر آن را چک کنید.
در حالت دوم معمولاً این‌طور نیست نه؟ گاهی با باز کردن ایمیل کارهای بیشتری را باید انجام دهید و چون در حال و هوای صندوق ایمیلتان هستید، به جای رسیدن به کار اصلی می‌خواهید همه را جواب بدهید. به‌غیراز تعیین کردن دستور کار، ایمیل فرد را وادار می‌کند بدون توجه به اهمیت واقعی کارها، سریعاً به انجام آن‌ها بپردازد.
بهتر است کارها را فعالانه و بر اساس اهمیت انجام داد، نه صرفاً به خاطر اینکه در بالای صندوق ایمیلتان قرارگرفته‌اند. کارهای بیهوده را کنار بگذارید و به کارهای پربازده بپردازید.
جست‌و‌جو برای بهانه
وقتی کورکورانه ایمیل، حساب توییتر یا فیس‌بوک خود را چک می‌کنیم (به‌طورکلی زمانی را که در اینترنت هدر می‌دهیم) در حقیقت به دنبال چیز خاصی نمی‌‌گردیم، فقط دنبال بهانه‌ای هستیم تا کاری را که می‌دانیم باید انجام بدهیم عقب بیندازیم.
به دنبال بهانه‌ای می‌گردیم تا بعداً بتوانیم به خود بگوییم: اگر کار مهم خودم را انجام ندادم، چون باید به دوستم برای نوشتن گزارش کمک می‌کردم یا باید برای دوستم تحقیق می‌کردم.
به این دام گرفتار نشوید، خودتان را گول نزنید و از ایمیل به عنوان بهانه‌ای برای شکست خوردن استفاده نکنید. برای فرار کردن از کاری که باید انجام دهید، ایمیل خود را چک نکنید. کاری که در دست دارید را درک کرده و انجامش دهید، چراکه قرار نیست جایی برود.
محدودیت زمان وجود ندارد
جلسات به هدر دادن وقت افراد مشهور شده‌اند، اما معمولاً می‌دانیم که چقدر طول می‌کشند. اگر از شما بپرسم که بعد از باز کردن صندوق ایمیل می‌خواهید چه قدر زمان برایش اختصاص دهید، احتمالاً نمی‌دانید و یا زمان لازم را دست‌کم می‌گیرید.
مشکل اینجاست که فقط چک کردن صندوق ایمیل یک دقیقه زمان می‌خواهد، اما می‌توانید در دریای کارهایی که بعد از باز کردن هر ایمیل به وجود می‌آید غرق شوید و نمی‌توان زمان لازم برای انجام این کارها را حدس زد.
بعضی روزها بعد از چک کردن ایمیل به‌قدری درگیر می‌شوید که تا بعد از ناهار هم نمی‌توانید سراغ کارهای دیگر بروید. هر شخص در طول روز ساعات پربازده مشخصی دارد، نگذارید که با ایمیل‌ها سرتان شلوغ شود و زمان خاصی را برایش در نظر بگیرید.
باعث به وجود آمدن توقعات می‌شود
دیده شده که بسیاری مردم می‌گویند ولی من باید ایمیل‌هایم را جواب بدهم! از من انتظار دارند که اول صبح جوابشان را بدهم!
اول از همه این گفته زیاد باورپذیر نیست. تعدادی ایمیل وجود دارند که پاسخی سریع و کوتاه می‌طلبند، اما تعدادشان بسیار کمتر از آن است که فکر می‌کنید؛ و دوم اینکه بیایید به سادگی قبول نکنیم که انتظار جواب داشتن، تنها گزینه‌ی موجود است. به نظرتان چرا این‌طور است؟
آیا می‌دانید چرا مردم انتظار جواب دادن ایمیل از شما در صبح را دارند؟ احتمالاً به خاطر اینکه هر صبح جوابشان را داده‌اید و این توقع را در آن‌ها به وجود آورده‌اید. هرچه بیشتر ایمیلتان را چک کنید و زود پاسخ بدهید، مردم بیشتر از شما انتظار خواهند داشت. فقط دست از این کار بردارید و دیگر انتظاری وجود نخواهد داشت. نگران حرف‌های مردم نباشید، بعد از یکی دو هفته کسی توجه نخواهد کرد.
شاید برخی از شما بگویید اما من این‌گونه با اعضای تیمم در ارتباط هستم! یا باید جوابی بگیرم تا بتوانم کار بعدی را شروع کنم! و این قابل‌درک است. اگر باید محتوای صندوق ایمیلتان را چک کنید بهتر است خودتان را محدود کنید. پیشنهاد می‌شود که قوانین زیر را دنبال کنید:
- فقط به دنبال چیزی که منتظرش بودید بگردید. در ایمیل به دنبال موضوعی خاص، از شخصی خاص باشید. به دنبال مهم‌ترین باشید.
- ایمیل‌های کم‌اهمیت را جدا کنید. از طریق فیلترها و قوانین در Outlook یا کلاً استفاده از آدرس‌های ایمیل متفاوت. با این روش حتی به صندوق ایمیلتان وارد نخواهند شد.
- محدودیت زمان تعیین کنید. با خود قرار بگذارید که مثلاً هر 5 دقیقه یک‌بار به دنبال ایمیل موردنظر بگردید و از قبل تصمیم بگیرید که اگر ایمیل موردنظر در هرکدام از شرایط موجود بودن، نبودن یا ناقص بودن قرار داشت، چه کاری را انجام خواهید داد.
