نام ماتریس از کجا آمده است؟
دوایت آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده از سال 1953 تا 1961 بود. او قبل از رئیس جمهور شدن، به عنوان یک ژنرال در ارتش آمریکا و به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین در طول جنگ جهانی دوم خدمت کرد. او همچنین بعدها اولین فرمانده عالی ناتو شد.
دوایت مجبور بود تصمیمات دشواری در مورد این که هر روز باید بر کدام یک از وظایف بسیار خود تمرکز کند بگیرد. این امر در نهایت به ابداع اصل مشهور جهانی آیزنهاور او منجر شد، که امروزه به ما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کنیم.
فعالیت های “فوری” و “مهم” چه هستند؟
در یک سخنرانی در سال 1954 برای مجمع دوم شورای جهانی کلیساها، رئیس جمهور سابق آمریکا دوایت آیزنهاور ، که به نقل از دکتر روسکو میلر رئیس دانشگاه نورث وسترن صحبت می کرد، گفت: “من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. فوری ها مهم نیستند، و مهم ها هیچ وقت فوری نیستند”. گفته می-شود که با استفاده از این “اصل آیزنهاور” است که او می داند چطور حجم کار و اولویت های خود را سازماندهی کند.
او تشخیص داد که مدیریت زمان عالی به معنی موثر و همچنین کارآمد بودن است. به عبارت دیگر، ما باید وقت خود را صرف کارهایی کنیم که مهم هستند، و نه فقط کارهایی که فوری‌اند. برای این کار، و برای به حداقل رساندن استرس داشتن مهلت های زمانی بیش از حد محدود، ما باید این تمایز را درک کنیم:
• فعالیت های مهم نتیجه ای دارند که منجر به دستیابی ما به اهدافمان می شود، چه این اهداف حرفه ای باشند و چه شخصی.
• فعالیت های فوری نیاز به توجه فوری دارند، و معمولا به دستیابی به اهداف شخص دیگری مربوط هستند. آنها اغلب فعالیت هایی هستند که ما بر روی آنها تمرکز می کنیم و نیازمند توجه هستند چون عواقب عدم رسیدگی به آنها فوری هستند.وقتی ما بدانیم که کدام فعالیت ها مهم و کدام فوری هستند، می توانیم بر تمایل طبیعی خود برای تمرکز بر روی فعالیت های فوری بی اهمیت غلبه کنیم، به طوری که می توانیم وقت کافی برای انجام آنچه که برای موفقیت ما ضروری است خالی کنیم. به این طریق است که می توانیم از “برخورد آنی با مشکلات به جای پیشگیری از آنها” به سمت موقعیتی حرکت کنیم که بتوانیم کسب و کار و حرفه خود را ترقی دهیم.
چگونه از اصل آیزنهاور استفاده کنیم؟
برای استفاده از این اصل، تمام فعالیت ها و پروژه هایی که احساس می کنید باید انجام دهید را لیست کنید. سعی کنید تمام چیزهایی که وقت شما را در محل کار می گیرند، اما با این حال بی اهمیت هستند را در لیست خود بگنجانید. (اگر وقت خود را با استفاده از لیست کارهایی که باید انجام دهید یا برنامه کاری مدیریت می کنید، قبلا این کار را انجام داده اید.)
سپس از راهکارهای شرح داده شده در زیر برای برنامه ریزی فعالیت های خود استفاده کنید.
1. مهم و فوری
دو نوع متمایز از فعالیت های فوری و مهم وجود دارد: آنهایی که شما نمی توانید پیش بینی کنید، و آنهایی که تا لحظه آخر رها کرده اید.
شما می توانید فعالیت های لحظه آخری را با برنامه ریزی از قبل و اجتناب از تعلل، حذف کنید.
با این حال، همیشه نمی توانید برخی از مسائل و بحران ها را پیش بینی یا از آنها جلوگیری کنید. در اینجا، بهترین روش این است که کمی وقت برای رسیدگی به مسائل غیر منتظره و فعالیت های مهم برنامه ریزی نشده در برنامه خود باقی بگذارید. (اگر یک بحران بزرگ به وجود آمد، آن وقت شما باید وظایف دیگر را دوباره برنامه ریزی کنید.)
اگر شما مقدار زیادی فعالیت های فوری و مهم دارید، مشخص کنید که کدام یک از آنها را می توانید پیش بینی کنید، و در مورد این که چطور می توانید فعالیت های مشابه را از قبل برنامه ریزی کنید، تا تبدیل به فعالیت های فوری نشوند، فکر کنید.
2. مهم اما غیر فوری
اینها فعالیت هایی هستند که به شما کمک می کنند به اهداف شخصی و حرفه ای خود دست یابید، و کارهای مهم را تکمیل کنید.
مطمئن شوید که مقدار زیادی زمان برای انجام درست این کارها دارید، به طوری که تبدیل به فعالیت های فوری نمی شوند. همچنین، به یاد داشته باشید که زمان کافی برای رسیدگی به مشکلات پیش-بینی نشده در برنامه خود باقی بگذارید. این کار شانس شما برای پیگیر ماندن را به حداکثر رسانده، و به شما کمک خواهد کرد تا از استرس این که کار بیشتر از حد لازم فوری شود، جلوگیری کنید.
3. غیر مهم اما فوری
وظایف فوری اما غیر مهم کارهایی هستند که شما را از دستیابی به اهدافتان باز می دارند. از خودتان بپرسید آیا می توانید آنها را دوباره برنامه ریزی کرده یا به دیگری محول کنید.
یک منشأ رایج چنین فعالیت هایی، افراد دیگر هستند. گاهی اوقات گفتن مودبانه “نه” به افراد، یا تشویق آنها به این که خودشان مشکل را حل کنند، مناسب است. (مقاله ما تحت عنوان “بله به شخص، نه به کار” در اینجا به شما کمک خواهد کرد.)
همچنین، سعی کنید وقتی در دسترس هستید، بازه های زمانی داشته باشید، به طوری که افراد بدانند می توانند در آن زمان با شما صحبت کنند. یک راه خوب برای انجام این کار ترتیب دادن جلسات منظم با آنهایی است که اغلب حرف شما را قطع می کنند، به طوری که بتوانند یکباره با مسائل خود کنار بیایند. پس از آن شما قادر خواهید بود برای مدت طولانی تری بر روی فعالیت های مهم خود تمرکز کنید.
4. نه مهم و نه فوری
این فعالیت ها تنها حواس پرت کننده هستند، در صورت امکان از آنها اجتناب کنید.
شما می توانید به سادگی از بسیاری از آنها چشم پوشی کرده یا آنها را لغو کنید. با این حال، برخی از آنها ممکن است فعالیت هایی باشند که افراد دیگر از شما می خواهند انجام دهید، با وجود این که به نتایج مورد نظر شما کمک نمی کنند. باز هم، اگر می توانید مودبانه به آنها “نه” بگویید، و توضیح دهید که چرا نمی توانید این کار را انجام دهید.
اگر افراد ببینند که شما در مورد اهداف و مرزهای خود قاطع و شفاف هستید، اغلب در آینده از درخواست انجام فعالیت های “غیر مهم” از شما خودداری می کنند.
5 نکته مدیریت زمان در هنگام کار با ماتریس آیزنهاور:
- قرار دادن کارهایی که باید انجام دهید در یک لیست، ذهن شما را آزاد می کند. اما همیشه اول از خودتان بپرسید چه کاری ارزش انجام دادن دارد.
- سعی کنید خودتان را به بیش از هشت وظیفه در هر بخش محدود نکنید. قبل از اضافه کردن یک وظیفه دیگر، اول وظیفه ای را که از همه مهم تر است تکمیل کنید. به یاد داشته باشید: مهم جمع آوری کردن وظایف نیست، تمام کردن آنهاست.
- شما همیشه باید هم برای وظایف کاری و هم وظایف شخصی خود تنها یک لیست داشته باشید. به این ترتیب هیچ وقت نمی توانید در مورد انجام ندادن هیچ کاری برای خانواده یا خودتان در پایان روز شکایت کنید.
- اجازه ندهید خودتان یا دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت های شما را مشخص کنند. هنگام صبح برنامه ریزی کنید، سپس بر روی وظایف خود کار کنید. و در پایان، از به اتمام رساندن کارهایتان لذت ببرید.
- در آخر، سعی کنید کارهایتان را زیاد به تعویق نیاندازید، حتی با بیش از حد مدیریت کردن وظایفی که باید انجام دهید.
