چک کردن مکرر ایمیلها، بررسی شبکه های اجتماعی، تماشای ویدئوهای بی مصرف و گشت و گذارهای بی هدف در بلاگ ها و تالارهای گفتگو بخشی از هدردهنده های وقت ،زمان و عمر شماهستند.
ما معمولا برای این‌که حداقل رفت و آمد به فروشگاه را داشته باشیم فهرستی از موادی را که نیاز داریم تهیه می‌کنیم و به این ترتیب از اتلاف وقت جلوگیری می‌کنیم، اما متاسفانه هرگز به هزینه تغییر کار ناگهانی (از کاری به کاری دیگر) توجه نمی‌کنیم و معمولا میان انجام دادن کاری توجه‌ما به کاری دیگر جلب می‌شود و برای ارضای ذهن مشتاق‌مان وقت خود را بسیار تلف می‌کنیم و این موضوع بارها هنگام خواندن گاه و بیگاه ایمیلها و پیامک‌هایمان اتفاق می‌افتد.
در حقیقت وقتی میان فعالیت‌مان ـ بخصوص کارهای ذهنی ـ به بررسی ایمیلها و پیامک‌هایمان می‌پردازیم تمرکزمان بشدت به هم ریخته و از مقدار توجه‌مان تا حد بسیار بالایی کاسته می‌شود و وقتی می‌خواهیم به سراغ کار اولیه‌مان بیاییم باید کلی وقت بگذاریم تا بتوانیم روی آن دوباره متمرکز شویم و تمام این تغییر توجه‌ها برای ما بسیار گران تمام می‌شود.
تحقیقات نشان داده است ما هنگام انجام دادن فعالیتی عمیقا مجذوب آن می‌شویم و کوچک‌ترین حواس‌پرتی تاثیر بسیار بدی روی کارمان می‌گذارد. در واقع محققان در پژوهش‌های خود به این نتیجه رسیده‌اند که برای دوباره متمرکزشدن روی کار قبلی تقریبا به 20 دقیقه وقت نیاز است.
تحقیقات بیشماری، چند وظیفه‌ای بودن را فقط یک افسانه می‌داند. در واقع کسانی که خود را چند وظیفه‌ای می‌دانند متوجه نیستند مغز خود را بارها تغییر جهت داده و روی کار جدید متمرکز می‌کنند. با این روش آنها خیلی سریع انرژی ذهنی‌شان را فرسوده می‌کنند و عوارض آن متاسفانه بسیار جدی است.
البته مشکل اصلی این است که چند وظیفه‌ای بودن جذاب و تسکین دادن کنجکاوی بسیار لذتبخش است. کسی چه می‌داند که ایمیل یا پیامک بعدی با خود چه دارد و فهمیدن سریع آن حس کنجکاوی‌مان را ارضاء می‌کند. در مقابل، مقاومت‌کردن در برابر حواس‌پرتی و روی یک کار باقی ماندن نظم و انضباط و تلاش ذهنی فراوانی می‌طلبد. در واقع باید به خاطر داشته باشیم هر بار که میان کاری به سوی کار دیگری می‌رویم درست مانند این است که چند بار در روز به فروشگاه برای خرید اقلام مورد نیازمان می‌رویم و محققان این موضوع را همچون جریمه‌ای برای تغییر وظیفه می‌دانند. در واقع مالیات ذهنی این رفتار تضعیف توانایی ما در داشتن کارایی بالاست.
پس چه باید کرد؟
یک ترفند برای این‌که حواسمان مدام پرت نشود تغییر دادن شرایطی است که حواسمان را پرت می‌کند: مثلا رایانه‌تان را خاموش کنید یا صندوق پستی الکترونیکی‌تان را ببندید و تلفن همراه‌تان را روی حالت بیصدا قرار دهید. با این کار خیلی راحت‌تر میتوانید روی کاری که در حال انجامش هستید متمرکز شوید و توجهی به اشتیاق ذهنی‌تان نکنید. البته مجبور نیستید کل روز رایانه یا تلفن همراه‌تان را دور از دسترس‌تان قرار دهید. میتوانید این کار را مثلا به مدت یک ساعت انجام دهید و مطمئن باشید در مدت یک ساعت بدون حواس‌پرتی کاری که در دست دارید، سریع‌تر به نتیجه خواهید رساند.
روش دیگر که همه ما آن را طبیعی می‌دانیم مقاومت کردن است. درست مانند این‌که در یک شیرینی فروشی ایستاده‌اید، اما به دلیل این‌که رژیم دارید لب به شیرینی نمی‌زنید و با تمام وجود در برابر وسوسه‌خوردن شیرینی اراده به خرج می‌دهید.
روش دیگر انجام دادن چند کار شبیه هم است و با این روش در کمترین زمان بیشترین کار را می‌توانیم انجام دهیم و کمتر حواسمان به کارهای غیرمشابه دیگر معطوف می‌شود. مثلا اگر باید چند مقاله را بخوانید و گزارش تهیه کنید، خواندن مقاله‌ها را در یک زمان انجام دهید تا زودتر کارتان انجام شود و اگر باید ایمیل یا پیامک‌هایتان را بررسی کنید، برای آنها زمان خاصی ـ مثلا 10 تا 11 صبح ـ را در نظر بگیرید.
در برخی مشاغل نمی‌توان جلوی انجام دادن چند کار را گرفت. مانند کسانی که در بخش روابط عمومی کار می‌کنند و دائم با مشتریان، همکاران و مدیران در تماس هستند. این افراد نمی‌توانند به ایمیلها و پیامک‌های ارسالی توجه نکنند، اما باز هم کوچک‌ترین تغییر می‌تواند تفاوت بزرگی به وجود آورد. پس این افراد هم با دسته‌بندی کردن برخی کارهایشان می‌توانند به بهترین نتیجه دست پیدا کنند.
به خاطر داشته باشید این خود شما هستید که میتوانید با تغییر دادن وضع کار کردن‌تان، جلوی اتلاف وقت و هدر رفتن توان ذهنی‌تان را بگیرید و به بهترین کارایی دست یابد.
