در این روزهای پایانی آخر سال که از لحاظ زمانی تحت فشار هستیم و باید امورمان را همزمان با آن تغییر دهیم باید یک برنامه ریزی منظم و روتین داشته باشم تا به بهره وری مفید برسیم.
آخرین ماه سال برای بسیاری از کسب و کارها شلوغ ترین زمان سال نیز محسوب می شود، راهکارهای زیر به شما کمک می کنند که از تاثیر منفی فشار زمان بر بهره وری بکاهید.
افزایش میزان مشتری ها برای برخی از کسب و کارها، لزوم جمع بندی سالی که رو به پایان است و تسویه حساب با مشتری ها از جمله مواردی هستند که باعث می شوند صاحبان برخی از کسب و کارها در روزهای پایان سال به اصطلاح حتی وقت سر خاراندن هم نداشته باشند. اگر فعالیت کاری شما نیز در میان این کسب و کارها قرار می گیرد، موارد زیر به شما کمک خواهند کرد که از پس مدیریت امور در ماه اسفند بربیایید. اما پیش از آن به خاطر داشته باشید که فشار زمان لزوما امری منفی نیست.
در واقع فشار زمان تاثیر دوگانه ای بر فعالیت کاری فرد دارد چرا که از یک سو میتواند به افزایش کارایی او بیانجامد و از سویی دیگر اگر فشار زمان استرس زیادی را به فرد وارد کند آنگاه ممکن است از کارایی فرد بکاهد. بنابراین هرچند که نمیتوان اثر دقیق فشار زمان بر عملکرد افراد را شرح داد اما میتوان ادعا کرد که کار کردن تحت فشار زمان با فعالیت های شغلی عادی متفاوت است. هنگامی که فشار زمان افزایش مییابد، برای مثال ضرب العجل ارایه یک محصول یا خدمت فرا میرسد و پروسه آماده سازی آن محصول هنوز پایان نیافته، ارزش زمان به شدت افزایش مییابد و اهمیت آن بیشتر احساس میشود. در این شرایط، راهکارهایی وجود دارند که میتوانند به افزایش بهره وری بیانجامند:
1- امور را اولویت بندی کنید
اولویت بندی امور به آن آسانی که به نظر میرسد نیست. بهتر است زمانی را به اندیشیدن در مورد اولولیت بخشیدن به امور اختصاص دهید و حتی آن را روی کاغذ بنویسید. در غیراینصورت در ابتدا نمیدانید که از کدام کار آغاز کنید و همچنین هنگامی که مشغول انجام یکی از امور هستید، بخشی از تمرکز شما به کارهای باقی مانده معطوف میشود.
2- روی یک کار تمرکز کنید
برخی افراد هنگامی که چندین کار باقی مانده دارند و فشار زمان را نیز احساس میکنند، به انجام همزمان کارها روی میآورند اما حقیقت این است که تقسیم تمرکز بر روی چندین کار کمکی به افزایش بهره وری فرد نمیکند و در عمل انجام همه آن ها با هم به زمان بیشتری نیاز دارد.
انتقال تمرکز از یک موضوع و پروژه به موضوع و پروژه دیگری باعث کاهش تمرکز و بهره وری ذهن میشود و تکرار این روند در واقع به انجام همه پروژه های آسیب میرساند.
3- همیشه در دسترس نباشید
طی فعالیت های روزانه معمولا عوامل بیرونی باعث بر هم خوردن تمرکز فرد میشوند. برای مثال نتایج یک تحقیق در آمریکا نشان میدهد که کارکنان دفاتر در هر ساعت 7 بار با مواردی مواجه میشوند که آن ها را مجبور میکند دست از کار بکشند و چنین مزاحمت هایی در طول روز حدود 2 ساعت از زمان کاری مفید فرد میکاهد. چنین مواردی ممکن است زنگ زدن تلفن و حضور سرزده یک همکار به دفتر شما باشد. بهتر است هنگامی که فشار زمان را به شدت احساس میکنید، خود را از دسترس افراد خارج کنید تا کمتر تمرکز شما را به هم بزنند. همچنین اگر میخواهید همچنان پاسخ تلفن را بدهید، پشت تلفن طوری صحبت کنید که تماس گیرنده متوجه بشود که طی چند ساعت آینده نباید با شما تماس بگیرد.
4- منابع اتلاف وقت را شناسایی کنید
هر فردی عاداتی دارد که باعث اتلاف وقت وی میشوند. برای مثال برخی از افراد بیهوده در اینترنت چرخ میزنند و بدون اینکه متوجه شوند مدت زمان زیادی را به شیوه ای غیرمفید در اینترنت میگذارند. برخی دیگر ممکن است زمان زیادی را به بازی را تلفن همراهشان اختصاص بدهند. به همین خاطر بهتر است منابع اتلاف وقت را شناسایی کنید و زمانی که رئیس شما منتظر آماده شدن پروژه است، از آن ها اجتناب کنید. در این صورت به مراتب وقت بیشتری برای انجام پروژه ها خواهید داشت.
خبرآنلاین
